Penerapan SMM ISO 9001 : 2015 di Sekolah

Penerapan SMM ISO 9001 : 2015 pada dunia Pendidikan atau Sekolah tidak jauh berbeda dengan penerapan atau implementasi ISO 9001:2015 dalam perusahaan.

Salah satu kebijakan Dikdasmen yang diambil untuk meningkatkan kualitas tamatan Sekolah adalah program pengembangan sekolah yang berstandar Nasional dan Internasional. Program pengembangan ini telah menetapkan kriteria-kriteria yang harus dipenuhi bagi sekolah-sekolah yang akan melaksanakannya. Salah satu kriteria Sekolah Menengah Kejuruan berstandar Internasional adalah mengadopsi sistem manajemen mutu ISO 9001:2015, dan bersertifikat ISO 9001:2015.

Pemberlakuan standar ISO (International Standarization Organization) sebagai pengakuan atas jaminan kualitas merupakan tuntutan bagi lembaga-lembaga, terutama yang berperan untuk memberikan pelayanan pada publik. Melalui standar ISO ini secara perlahan namun pasti akan diberlakukan melalui sertifikasi sebagai jaminan kualitas, dan hal ini telah di kembangkan melalui pendidikan kejuruan sebagai penyedia tenaga kerja yang menguasai kompetensi pada bidang keahliannya. Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001: 2015 diterapkan pada suatu organisasi, bila organisasi tersebut bermaksud memperagakan kemampuannya dalam menyediakan produk maupun jasa yang memenuhi persyaratan pelanggan dan peraturan yang berlaku dan bertujuan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan dan pihak berkepentingan lainnya .

Pengertian ISO ?

ISO adalah lembaga internasional untuk standarisasi yang didirikan pada tahun 1947 dan berkedudukan di Jenewa, Swiss. ISO dimaksudkan untuk memperagakan kemampuan organisasi agar taat asas dalam memberikan layanan yang dapat memenuhi permintaan pelanggan dan peraturan yang berlaku dengan tujuan untuk meningkatkan “kepuasan pelanggan” melalui penerapan sistem manajemen mutu secara efektif, termasuk proses perbaikan (pengendalian) yang berkelanjutan.

Penerapan ISO 9001

Penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015 tidak terbatas hanya pada perusahaan jasa atau manufaktur, tetapi implementasi ISO 9001 juga dapat dilakukan dalam dunia pemdidikan.

Persyaratannya tidak hanya mempersiapkan dokumen-dokumen sistem manajemen mutu saja, tetapi bagaimana menyiapkan sumberdaya manusianya untuk melakukan perubahan mindset. Yang dimaksud mindset sebenarnya kepercayaan (belief) atau sekumpulan kepercayaan (set of beliefs) atau cara berfikir yang mempengaruhi perilaku (behavior) dan sikap (attitude) seseorang yang akhirnya akan menentukan level keberhasilan dalam hidupnya . Dengan demikian, jika kita ingin mengubah perilaku dan sikap seseorang, maka yang harus kita ubah sebenarnya cara berfikir kita. Oleh karena itu dengan mengubah mindset seluruh warga sekolah untuk memiliki visi tentang mutu sekolah, maka sekolah dapat meningkatkan mutu pendidikan sekolahnya secara berkelanjutan. Visi adalah wawasan mental (mental image), sebuah cita-cita dan keinginan masa depan yang dapat dicapai oleh sekolah. Visi ini sangat diperlukan karena kegiatan sekolah merupakan bentuk layanan / jasa pendidikan yang harus dilakukan dan harus dicapai tingkat mutunya secara berkelanjutan (continous educational process improvement).


Seperti penerapan ISO 9001 : 2008, Langkah -Langkah penerapan ISO 9001:2015 juga hampir sama, yang membedakannya hanya ada beberapa penambahan dan sedikit penyesuaian pada klausul ISO 9001:2015 dengan adanya risk management.

Penerapan ISO 9001 : 2015 di Sekolah adalah sebagai berikut :

Langkah 1 – GAP ANALYSIS

Melakukan Gap Analysis terhadap sistem manajemen yang berlaku dibandingkan dengan persyaratan pada standar sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Melalui Gap Analysis konsultan dapat mengidentifikasi proses bisnis sekolah yang relevan dengan implementasi ISO 9001:2015 serta memberi rekomendasi berupa Action Plan dalam pengembangan Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 dengan metoda yang efektif dan efisien.

Selanjutnya menyampaikan laporan hasil Gap Analysis, dan membahas laporan bersamaan memahami apa yang perlu dilakukan untuk memenuhi persayaratan ISO 9001:2015.


Langkah 2 – PELATIHAN DAN PERSIAPAN


1. Pelatihan Pemahaman & Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu

Pada tahap ini, pelatihan tentang Pemahaman dan Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu berdasarkan standar ISO 9001:20015. Pelatihan ini bertujuan untuk memberikan pemahaman tentang persyaratan dari standar ISO 9001:2008, bagaimana perusahaan memenuhi persyaratan ISO 9001:2015 serta memberikan panduan secara umum dalam penyusunan Manual Mutu, Prosedur dan sebagainya yang dapat digunakan sebagai acuan dalam penyusunan dokumen sistem manajemen mutu secara efektif.

2. Pembentukan Organisasi Implementasi ISO 9001:2015

Untuk keberhasilan dalam pengembangan dan implementasi ISO 9001:2015 perlu membentuk Organisasi Proyek Implementasi ISO 9001:2015. Organisasi yang berhasil dibentuk terdiri dari:

1. WMM (Wakil Manajemen Mutu)

2. Kurikulum

3. Kesiswaan

4. Sarana dan Prasarana

5. Tata Usaha


Selanjutnya Steering Committee dan Top Management menetapkan dan mendokumentasikan Kebijakan Mutu (Quality Policy) dan Sasaran Mutu (Quality Objective) sekolah.

Menyusun Organisasi proyek, menetapkan program kerja implementasi ISO 9001:2015, pembagian tugas dan tanggungjawab dari Tim dalam Organisasi Proyek tersebut.

Tim proyek menyusun dan menyepakati program kerja proyek. Dalam menyusun program, tim proyek memperhitungkan beban kerja rutin dari anggota tim proyek untuk memastikan kesiapan.

Langkah 3 – PENGEMBANGAN SISTEM DAN IMPLEMENTASI

1. Pembuatan Dokumen Sistem Manajemen Mutu

Tim proyek dalam membuat dokumen sistem manajemen mutu yang diperlukan hingga memenuhi persyaratan ISO 9001:2015. dalam penyusunan dokumen-dokumen sistem mutu seperti Manual Mutu, Prosedur, Instruksi Kerja dan formulir-formulir atau dokumen lain yang diperlukan untuk implementasi sistem manajemen mutu ISO 9001:2008. Tim memastikan bahwa dokumen sistem manajemen mutu yang dihasilkan dapat memenuhi persyaratan ISO 9001:2015.

Dokumen-dokumen sistem mutu yang telah diselesaikan kemudian diajukan kepada manajemen untuk pengesahannya. Project Manager/MR memastikan bahwa dokumen –dokumen sistem manajemen mutu dapat disetujui oleh fungsi yang terkait untuk digunakan sebagai pedoman operasional sistem manajemen mutu perusahaan.

Setelah dokumen disetujui untuk digunakan, Tim proyek segera mendistribusikan dokumen-dokumen sistem mutu ke lokasi atau area yang memerlukan. Tim proyek bersama dengan manajer departemen, fungsi atau cabang terkait akan memastikan bahwa hal-hal yang ditetapkan dalam dokumen sistem manajemen mutu dilaksanakan. Jika diperlukan, dokumen dapat diubah atau direvisi agar sistem dapat beroperasi secara efektif namun tetap memenuhi standar ISO 9001:2015.

2. Monitoring Implementasi Sistem Manajemen Mutu

Melakukan kunjungan ke seluruh fungsi untuk memonitor distribusi dokumen dan kemajuan (progress) implementasi sistem manajemen mutu.

Pimpinan Tim memberikan laporan kepada manajemen tentang keefektifan implementasi berdasarkan hasil kunjungan monitoring yang dilakukan oleh tim proyek. Untuk temuan-temuan yang membuat implementasi sistem manajemen mutu kurang efektif, maka konsultan mengidentifikasi dan memberi rekomendasi perbaikan yang perlu dilakukan oleh manajemen dan tim kerja ISO.

Langkah 4 – AUDIT INTERNAL DAN SERTIFIKASI

1. Pelatihan Audit Mutu Internal

Sebelum manajemen melakukan audit internal, Tim mengadakan pelatihan audit internal untuk memberikan pelatihan Audit Internal kepada tim proyek ISO beserta beberapa staf terkait dalam penerapan sistem manajemen mutu ISO 9001:2015. Internal audit merupakan salah satu persyaratan yang sangat penting dalam standar ISO 9001:2015, Sekolah perlu membuktikan bahwa persyaratan ini telah dipenuhi sebelum proses sertifikasi dilaksanakan. Internal audit juga merupakan bagian dari mekanisme Continual Improvement didalam sistem manajemen mutu.

Tujuan utama dari pelatihan ini adalah untuk membuat staf yang terpilih sebagai Internal auditor dapat membantu Management Representative (MR) secara berkala melakukan penilaian atas implementasi sistem manajemen mutu dengan melakukan audit internal secara efektif dan melaporkan hasilnya kepada sistem manajemen sebagai bagian dari Closed-loop System. Materi pelatihan Internal audit antara lain mencakup teknik mengaudit, merencanakan audit, perangkat audit, mengelola kegiatan audit, dan melaporkan hasil audit.

2. Pelaksanaan Audit Internal

Manajemen melakukan sekurangnya satu kali internal audit yang mencakup seluruh persyaratan dari standard ISO 9001:2015 dan menyelesaikan tindakan perbaikan yang ada dalam waktu yang ditentukan sebelum proses sertifikasi dilaksanakan oleh Badan Sertifikasi.

Proses audit internal ini dimonitor dan dievaluasi, hasil audit ini selanjutnya didiskusikan oleh konsultan, MR dan Tim auditor dan dilaporkan kepada Manajemen.

Konsultan juga membantu seluruh proses internal audit ini mulai dari perencanaan program audit, memonitor kegiatan audit dan tindakan perbaikan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu perusahaan telah siap untuk diaudit oleh Badan Sertifikasi.

3. Management Review

Manajemen juga harus melakukan sekurangnya satu kali Management Review untuk memenuhi persyaratan dalam standard ISO 9001:2015 sebelum proses sertifikasi dilaksanakan. Dalam rapat management review ini MR, dan tim ISO akan memberikan laporan status penerapan sistem manajemen mutu kepada Top Management. Laporan meliputi: hasil audit, keluhan pelanggan, process performance & product conformity, rekomendasi perbaikan, dan lain – lain. Hal-hal yang dibahas dalam rapat ini dan statusnya harus didokumentasikan.

Tim ISO memonitor kegiatan ini dan memberikan saran-saran atau rekomendasi bila diperlukan untuk memastikan bahwa sistem manajemen mutu perusahaan telah siap untuk diaudit oleh Badan Sertifikasi.

4. Audit Pra-Sertifikasi dan Tindakan Perbaikan

Sebagai fase akhir untuk memastikan kesiapan sistem, MR eserta tim ISO melakukan audit pra sertifikasi untuk menentukan tingkat kesesuaian terhadap standard ISO 9001:2015. Tujuan dari audit ini adalah untuk menyiapkan perusahaan dalam rangka sertifikasi oleh Badan Sertifikasi yang dipilih perusahaan. Audit dilakukan oleh badan sertifikasi terpilih sementara tindakan perbaikan akan dimbing oleh konsultan.

Hanya setelah temuan ketidaksesuaian yang diperoleh dari audit ini selesai diperbaiki, perusahaan dapat melanjutkan ke proses sertifikasi, hampir dipastikan tidak akan terjadi hambatan yang membuat perusahaan gagal dalam memperoleh sertifikat ISO 9001:2015.


5. Sertifikasi

Pelaksanaan sertifikasi dilakukan oleh badan sertifikasi ISO 9001:2015.
Pemilihan badan sertifikasi dapat disesuaikan dengan budget dan kebutuhan dari setiap lembaga pendidikan.

Jika dicermati lebih mendalam, maka muncul pertanyaan mengapa harus manajemen mutu ISO diterapkan, sedangkan penerapan Manajemen Peningkatan Berbasis Sekolah (MPMBS) juga merupakan suatu usaha untuk meningkatkan mutu pendidikan di sekolah, khususnya di Sekolah Menengah Kejuruan. Menghadapi fenomena tersebut, ada hal yang perlu mendapatkan perhatian, yakni sekolah yang menerapkan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001: 2015 yang prosesnya benar-benar diawasi oleh badan sertifikasi yang mendapatkan pengakuan dari badan Sertifikat Internasional yaitu ISO, sedangkan MPMBS pengakuan ini belum terlihat secara signifikan.

Namun dalam merealisasikan program ini tentu tidak mudah karena kondisi Sekolah Menengah Kejuruan sampai saat ini masih memerlukan penanganan yang serius terutama menyangkut masalah dana, sarana dan prasarana yang cukup memadai, pembiayaan yang cukup, administrasi dan manajemen yang baik sehingga siswa sebagai pemanfaat layanan dapat terpuaskan. Dari seluruh komponen di sekolah, guru merupakan komponen yang terpenting. Bagaimanapun baiknya komponen pendidikan yang lain, kalau guru sebagai tenaga pelaksana kurang memiliki kinerja yang memadai, maka proses pembelajaran di sekolah akan kurang berjalan dengan baik.

Selain itu faktor kinerja pegawai sekolah juga mempunyai peran yang cukup terhadap keberhasilan program pembelajaran di sekolah. Pegawai sekolah yang kurang melaksanakan tugasnya dengan baik, akan sangat berpengaruh terhadap keberhasilan program-program sekolah, terutama dalam usaha meningkatkan kualitas (mutu) layanan administrasi kepada guru dan siswa sesuai dengan tuntutan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO itu sendiri.

Dimana salah satu yang dituntut dalam SMM ISO adalah adanya keseragaman secara administrasi baik di lingkungan sekolah maupun luar sekolah, yang nantinya kesemua faktor tersebut akan memberikan pengaruh besar pula dalam menciptakan iklim kerja yang secara langsung akan mempengaruhi apa yang menjadi program sekolah dalam meningkatkan mutu pendidikan itu sendiri.

Secara langsung maupun tidak langsung bahwa guru beserta pegawai sebagai salah satu pihak yang ikut bertanggung jawab terhadap operasionalisasi pendidikan di tingkat sekolah dalam meningkatkan mutu pendidikan selain keberadaan fasilitas yang berupa sarana prasaran pembelajaran praktik yang juga sangat memegang peranan penting.

Guru dan pegawai sebagai sumber daya manusia dalam bidang pendidikan terindikasi rendah dalam kerjanya (kinerjanya) terutama dalam profesinya melaksanakan proses pembelajaran dan administrasi, hal ini tidak lepas dari kinerja guru (performance) ataupun unjuk kerja guru dan kinerja pegawai atau tenaga administrasi yang sangat berdampak pada penciptaan mini kedalam organisasi yang nantinya akan menentukan keluaran (output) dari mutu pendidikan itu sendiri.

Selain guru dan pegawai, iklim organisasi juga mempunyai andil yang cukup besar dalam proses pendidikan terutama dalam meningkatkan kinerja guru dan pegawai sehingga proses pendidikan bisa berjalan dengan baik. Kenyataan di lapangan yang di amati bahwa guru maupun pegawai memiliki pandangan dan persepsi yang beragam dalam Penerapan SMM ISO 9001:2015, sehingga diperlukan langkah untuk menyamakan persepsi agar sistem ini berjalan secara efektif dan dapat memuaskan pelanggan sekolah. Selain itu, rendahnya intensitas pemantauan kepala sekolah terhadap personil yang bertugas menyiapkan penerapan Sistem dan Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001: 2015, sehingga hal yang perlu ditingkatkan untuk melihat efektifitas pelaksanaan program sekolah.

Penerapan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001:2015 belum maksimal sehingga perlu dibangun komitmen warga sekolah untuk melaksanakan SMM ISO 9001: 2015 berkaitan dengan pemuasan pelanggan (costumer focus). Rendahnya motivasi kinerja guru dan pegawai, sehingga hal tersebut akan berimplikasi terhadap iklim organisasi dalam upaya menerapkan Pelaksanaan Sistem Manajemen Mutu (SMM) ISO 9001: 2015.

Sekolah Menengah Kejuruan (SMK) merupakan salah satu jenjang pendidikan menengah yang mempunyai peran strategis dalam meningkatkan pertumbuhan eknonomi nasional. SMK didesain untuk menghasilkan lulusan yang siap kerja baik di dunia usaha, industri maupun berwirausaha mandiri. Peningkatan kualitas SMK diyakini akan dapat menghasilkan calon tenaga profesional yang siap pakai sesuai dengan bidang masing-masing. Berbagai upaya telah dilakukan pemerintah untuk meningkatkan kualitas pendidikan khususnya SMK. Dalam rencana strategisnya, Pemerintah berupaya mengubah perbandingan SMA dan SMK dari 60:40 di tahun 2008 menjadi 30:70 di tahun 2025. Selain jumlah SMK, Pemerintah juga berupaya meningkatkan kualitas SMK melalui berbagai program yang salah satunya adalah sekolah unggulan.

Permasalahan utama pengembangan SMK unggulan adalah belum optimalnya sistem evaluasi diri untuk mengukur profil, kondisi nyata berkaitan dengan kekuatan, kelemahan, peluang dan ancaman, sehingga SMK mengalami kesulitan dalam membuat dan mengembangkan program dan aktivitas unggulan. Di sisi lain, Pemerintah juga akan mengalami kesulitan dalam melakukan pemetaan keunggulan masing-masing SMK yang ada karena kurangnya informasi yang dapat diakses setiap saat secara cepat, tepat dan akurat. Pengembangan SMK cenderung mengikuti tren sesaat yang sedang mengalami perkembangan pesat tanpa melakukan analisis evaluasi diri yang baik. Oleh karena itu perlu dirancang suatu sistem informasi evaluasi diri yang baik berbasis web yang dapat diakses oleh semua orang dengan tingkatan tertentu untuk dapat mengintegrasikan segala kekuatan, kelemahan, tantangan dan ancaman sehingga pengambilan kebijakan dapat dilakukan dengan cepat, tepat dan akurat.

seorang pakar sistem manajemen mutu dengan fokus pendidikan, menyebutkan beberapa manfaat real yang akan diperoleh institusi pendidikan yang menerapkan standar ISO 9001:2015.

Manfaat-manfaat Penerapan ISO 9001 :2015 di dunia pendidikan atau di sekolahan tersebut antara lain:

. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 akan membuat proses Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) berlangsung nyaman, terarah, dan dapat diterima.

. Dokumentasi juga meningkatkan pengertian antar pengajar dan staf dan dapat digunakan untuk melatih staf baru.

. Operasional institusi pendidikan lebih efisien, masalah mutu dapat diidentifikasi, diperbaiki, dan dicegah, dan kegiatan “improvement” dapat dilakukan secara sistematis.

. Audit mutu internal memungkinkan setiap pengajar dan staf untuk mengemukakan dan memecahkan persoalan-persoalan yang ada. Di sisi lain, siswa dan pihak terkait lainnya dapat memanfaatkan proses formal yang ada untuk memberikan tanggapan terhadap proses pelayanan yang berjalan.

. Sistem manajemen mutu memberikan penjabaran yang jelas terhadap hak dan kewajiban siswa, pengajar, maupun staf.

. Audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi independen menghadirkan perspektif eksternal yang lebih objektif. Hal ini membuka peluang adanya peningkatan mutu. Beberapa hal yang mungkin diidentifikasi dalam proses audit eksternal yaitu kekuatan, kelemahan, dan beberapa potensi “improvement” yang belum dijalankan.

. Kemudahan dalam proses pemasaran dan akreditasi.

. Dokumentasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001:2015 akan membuat proses Kegiatan Belajar Mengajar (KBM) berlangsung nyaman, terarah, dan dapat diterima.

. Dokumentasi juga meningkatkan pengertian antar pengajar dan staf dan dapat digunakan untuk melatih staf baru.

. Operasional institusi pendidikan lebih efisien, masalah mutu dapat diidentifikasi, diperbaiki, dan dicegah, dan kegiatan “improvement” dapat dilakukan secara sistematis.

. Audit mutu internal memungkinkan setiap pengajar dan staf untuk mengemukakan dan memecahkan persoalan-persoalan yang ada. Di sisi lain, siswa dan pihak terkait lainnya dapat memanfaatkan proses formal yang ada untuk memberikan tanggapan terhadap proses pelayanan yang berjalan.

· Sistem manajemen mutu memberikan penjabaran yang jelas terhadap hak dan kewajiban siswa, pengajar, maupun staf.

· Audit yang dilakukan oleh badan sertifikasi independen menghadirkan perspektif eksternal yang lebih objektif. Hal ini membuka peluang adanya peningkatan mutu. Beberapa hal yang mungkin diidentifikasi dalam proses audit eksternal yaitu kekuatan, kelemahan, dan beberapa potensi “improvement” yang belum dijalankan.

· Kemudahan dalam proses pemasaran dan akreditasi.

Dalam setiap Implementasi ISO 9001 : 2015 kendala apapun dapat diatasi dengan cepat dan mudah bila dukungan dan komitmen manajemen puncak ada dan konsisten.

Share :