Penerapan ISO 9001 : 2015 dengan benar

bermacam info- Dengan adanya perubahan versi dari ISO 9001 : 2008 menjadi ISO 9001 : 2015 banyak perusahaan yang melakukan migrasi atau penyesuaian sistem manajemen mutu dengan Menerapkan ISO 9001 : 2015 dengan benar.

Ilustrasi Penerapan ISO 9001:2015

Beberapa hal yang perlu kita ketahui dan pahami saat implementasidan penerapan ISO 9001 : 2015 dengan benar.

Saat setup sistem manajemen harus memetakan proses bisnis organisasi terlebih dahulu kemudian memetakan risiko setiap proses yang ada.
Pendapat yang keliru apabila menyatakan bahwa dokumen wajib ISO 9001:2015 lebih sedikit dari ISO 9001:2008 karena bisa lebih banyak namun diperlukan semuanya berdasarkan penilaian risiko.

Dokumen wajib yang dipersyaratkan ISO 9001:2015 ada 2 jenis, (1) yang diwajibkan oleh ISO 9001:2015 dan (2) yang diwajibkan oleh organisasi berdasarkan penilaian dan pengendalian risiko proses untuk menjamin produk/jasa berkualitas.
Apabila ada kalimat maintain documented information dapat dipahami sebagai wajib adanya panduan atau instruksi kerja. Sedangkan retain documented information dapat dipahami wajib adanya bukti kegiatan.
Risk based, setiap proses wajib dinilai dan dikendalikan risikonya. Contoh proses di gudang. Sub proses penerimaan barang. Tujuannya barang yang diterima sesuai dengan permintaan. Ketidakpastian (risk) adalah barang tidak sesuai spesifikasi. Kendali saat ini ada formulir verifikasi. Peluang terjadi ketidakpastian kecil. Apabila terjadi ketidakpastian dampaknya parah. Tingkat risiko adalah (kecil x parah) HIGH. Tindakan kendali selanjutnya (bila diperlukan) adanya Prosedur Penerimaan Barang.
Sebaiknya penilaian risiko setiap proses dinilai level risikonya agar membedakan tingkat kepentingan proses tersebut dan kecukupan pengendaliannya. Karena kurang tepat apabila risikonya high hanya di control dengan panduan kerja namun hal ini kembali lagi kepada organisasi.

Top Management atau pimpinan puncak yang dimaksud di ISO 9001:2015 adalah pimpinan tertingi disebuah lokasi dimana ruang lingkup ISO 9001:2015 diterapkan. Ilustrasi, apabila ada perusahaan multli lokasi dan yang menerapkan ISO 9001:2015 adalah Perusahaan A di Jakarta. Maka yang dimaksud top manajemen di Perusahaan A Jakarta adalah Kepala Cabang Perusahaan A Jakarta karena Kepala Cabang adalah level tertinggi di lokasi tersebut.
Tinjauan Manajemen tidak harus dihadiri oleh Top Manajemen apabila agenda yang dibahas bisa diputuskan oleh pejabat berwenang yang ada pada saat itu. (Dalam hal ini lebih cenderung agar Top Manajemen tetap hadir).
Pendapat yang keliru menyatakan tanggungjawab Management Representative tidak ada. Tanggungjawab MR tetap ada, posisinya yang saat ini melebur ke pejabat lain yang ditunjuk oleh Top Management.

Tindakan Preventive atau pencegahan sudah tidak ada lagi di ISO 9001:2015 karena sudah tercover setiap pencegahan dalam formulir penilaian dan pengendalian risiko proses. Apabila terjadi ketidaksesuaian maka dilakukan perbaikan termasuk merevisi penilaian dan pengendalian risiko proses sebelumnya sebagai tindakan pencegahan agar tidak muncul potensi ketidaksesuian berikutnya.