Persiapan Implementasi 5S

Salam Guees My Experience akan membahas mengenai 5S yaitu salah satu system yang diadop dari jepang dan banyak digunakan atau di implementasikan dalam perusahaan maupun organisasi, sebelumnya kita perlu untuk melakukan Persiapan Implementasi 5S berikut langkah-langkahnya.

Apa itu 5S ?

5S adalah suatu metode penataan dan pemeliharaan wilayah kerja secara intensif yang berasal dari Jepang yang digunakan oleh manajemen dalam usaha memelihara ketertiban, efisiensi, dan disiplin di lokasi kerja sekaligus meningkatan kinerja perusahaan secara menyeluruh.Penerapan 5S umumnya diberlakukan bersamaan dengan penerapan kaizen agar dapat mendorong efektivitas pelaksanaan 5S.Di Indonesia metode ini dikenal dengan istilah 5R, sedangkan di Amerika dan Eropa dikenal dengan 5C

(source:http://id.wikipedia.org/wiki/5s)

Tujuan 5S ?

Program 5S merupakan satu alat yang efektif untuk meningkatkan kebiasaan positif para pekerja, karena program ini terbukti efektif, dalam mengurangi biaya produksi, waktu lead time yang lebih pendek, output yang berkualitas dan mengurangi timbulnya kecelakaan dengan adanya kondisi kerja yang lebih baik.

(pic source : en-fotolia.com)

6 Langkah Implementasi 5S

1. Menetapkan sasaran dan tanggung jawab pada struktur Manajemen.

Dalam mengelola organisasi, sasaran untuk setiap misi harus ditetapkan oleh pemangku jabatan tertinggi dalam organisasi tersebut. Selain itu pendelegasian tanggungjawab bagi masing-masing anggota organisasi ditetapkan sejelas-jelasnya dan setepat mungkin sebagaimana terlihat dalam diagram pada lampiran Peran dan tanggungjawab masing-masing fungsi:

· Administrator

1. Menerbitkan Kebijakan Tahunan 5S

2. Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.

3. Ikut serta dalam 5S Top Management Audit.

4. Men-support dan mempromosikan aktivitas 5S

· Promotor

1.Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada departemen-departemen yang dipimpinnya.

2. Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.

3. Menjadi Auditor pada saat Top Management Audit.

4. Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Departemen.

· Facilitator

1. Bertanggungjawab terhadap progress aktivitas 5S pada section yang dipimpinnya.

2. Berpartisipasi pada ‘Company Big Cleaning Day’.

3. Ikut dalam Audit 5S Mandiri bersama ‘Small Group’ pada section-nya.

4. Mempersiapkan Laporan Bulanan Progress 5S Section.

· Kelompok 5 S

1. Mengimplementasikan aktivitas 5S.

2. Berpartisipasi pada 5S Big Cleaning di departemennya.

3. Menjadi Auditor pada saat 5S Mandiri.

2. Pembagian area tanggung jawab.

Pembagian area tanggungjawab untuk kegiatan 5S ini berdasarkan pada struktur organisasi yang ada. Seluruh bagian organisasi akan bertanggungjawab pada suatu area tertentu dengan mempertimbangkan area kerja masing-masing departemen sampai dengan masing-masing personel. 

3. Penyusunan buku pedoman.

Buku pedoman 5S yang disusun haruslah sesuai dan sejalan dengan bisnis yang dilakukan. Buku pedoman ini menyediakan   instruksi pemecahan permasalahan di tempat kerja, juga untuk setiap masalah yang tak terprediksi sebelumnya. Berikut langkah perbaikan yang harus diambil yang bisa dijadikan referensi bagi para pengguna buku ini. Buku panduan ini akan direview setia 6 bulan dan dilakukan revisi seperlunya berdasarkan review yang dilakukan. 

4. 5S Activity Board (Papan Informasi 5S).

Ada 3 prinsip utama dalam penyajian Papan 5S ini:

1. Penetapan tanggungjawab secara jelas.

2. Melihat progress yang sudah dicapai oleh setiap kelompok.

3. Kejelasan tentang rencana bulanan yang membuat hasil akhirnya lebih mudah terlihat.

5. Big Cleaning Day

Aktivitas Big Cleaning Day ini diperlukan sebagai titik awal atau titik balik implementasi 5S yang terdiri dari penerapan S1, S2 dan S3 secara bersamaan yaitu merapikan tempat kerja atau meja kerja, menyortir alat, menyapu  dan membersihkan tempat kerja. Disarankan agar prosedur ini dilakukan setiap tahun atau setiap 6 bulan sesuai dengan kebutuhan organisasi.

Jika mungkin, selama satu hari penuh dapat dimanfaatkan untuk melakukan pembersihan dengan menghentikan semua kegiatan beban kerja normal dan menjadikannya hari yang penting bagi organisasi dengan kerja sama semua staf, mulai dari eksekutif berkedudukan tinggi sehingga staf biasa. Dalam melakukan pembersihan massal ini kita harus mencatat beberapa hal sebagai berikut:

1. Banyaknya staf yang ikut serta dalam kegiatan pembersihan (dalam rupiah).

2. Banyaknya sampah yang telah dibersihkan (dalam kg).

3. Jumlah perolehan tunai dari kelanjutan aktivitas menjual sampah (dalam Rp).

4. Jumlah uang yang digunakan dalam kegiatan Big Cleaning Day (dalam Rp).

6. Kick Off

Kick Off  bertujuan untuk menyatakan komitmen dan janji satu sama lain antar departemen dan semua organisasi, bahwa masing-masing karyawan akan turut berpartisipasi dalam melaksanakan dan mensukseskan implementasi 5S.

Semoga bermanfaat guees,

Share :